portal managera

reguła pareto

Stosowanie Zasady Pareto, zwanej również regułą 80/20, ma wielki potencjał w zakresie oszczędności czasu przy realizacji celów. Metoda jest prosta i wydawać się może, że oczywista, jednak w natłoku codziennych zadań często z niej nie korzystamy. Najgorsze co można zrobić gdy jesteśmy zarzuceni tematami, to próba realizacji wszystkiego po kolei. Czeka nas wtedy "murowana" porażka. Otóż wcale nie trzeba rzucać się na wszystko. Kluczem jest właściwa analiza zadań. Wyniki potwafią być zaskakujące a zastosowanie zasady pareto dotyczy wszystkich dziedzin życia, nie tylko biznesu.

Zasada Pareto - jak to działa?

Przypuśćmy, że mamy na biurku do wykonania dwadzieścia różnych tematów. Już na samą myśl o tym cierpnie nam skóra. Wiadomo, że się nie wyrobimy i szef po raz kolejny będzie się denerwował. Hmm... Dwadzieścia zadań... Jak się za nie zabrać? Jaką przyjąć kolejność? Trzeba przyjąć jakieś kryteria, w oparciu o które nad jednym z zadań rozpoczniemy prace a inne odłożymy na później, o ile to "później" wogóle nastąpi. Przecież jutro będą czekać kolejne zadania. Zeguła Pareto mówi, że za osiągnięcie 80% efektu (tu przykładowo mamy na myśli zamknięcie głównych tematów, istotnych dla firmy i szefa, powodujące, że szef stwierdzi - "daje rade, systuacja opanowana,dobra robota") odpowiada około 20% zadań. Inaczej mówiąc, przy dobrej organizacji, niewielka część twoich wysiłków spowoduje, że osiągniesz większość oczekiwanych korzyści. Zasada Pareto oznacza nie mniej i nie więcej, jak potrzebę przeanalizowania leżących przed nami tematów i podzielenia ich na dwie grupy: ważne, które przyniosą najwięcej efektu i mniej ważne, którymi zajmujemy się po skończeniu tych ważnych.

 

Zasada Pareto - nie szarp się z wiatrakami

Często mamy do czynienia z sytuacją, kiedy poświęcamy mnóstwo czasu na zadania tylko po to aby zniknęły z naszego biurka, w konsekwencji nie starcza czasu na rzeczy istotne i pomimo włożonej ogromnej ilości energii i stresu na koniec wszyscy pamiętaja wyłącznie to że coś ważnego nie zostało załatwione a nie to, że "wypruwaliśmy sobie flaki" nad jakimś innym tematem. Zasada pareto podpowiada, że na zadania trzeba popatrzeć pod kątem PR. Co da duży efekt dla firmy, z czego będzie zadowolony szef, co jest istotne dla mocodawców, zespołu lub Ciebie. Zwykle to jest tylko kilka pozycji. Posostałe sprawy odsuwamy na bok, do realizacji w drugiej kolejności.

W przypadku naszych dwudziestu zadań, z pewnością da się wyodrębnić takie 4-5 (około 20%), które są najbardziej spektakularne i bogate w isotne fefekty. Ich załatwienie powinno dać nam ogólną satysfakcję, że najjważniejsze (okolo 80%) ogarnęliśmy. Sama świadomość, że pozostałość jest mniej istotna oraz pewność że priorytetowe zadania są zamknięte, daje nam dodatkową siłę do działań. Staje się to motywacja samą w sobie. Przez resztę dnia pracujemy nad tym co pozostało. Warto w tej grupie również wyodrębnić na początek te kilka ważniejszych tematów.

 

Zasada Pareto - wykres pareto w technice i biznesie

Podczas analiz zagadnień technicznych dotyczących np awaryności można wykorzystać zasare pareto do wznaczenia na jakim rozdzju usterek skupić się w pierwszej kolejności aby uzyskać największy efekt poprawy. Przeciez wiadomo, że nie usuniemy jednocześnie wszystkich usterek. Jedne z nich zdarzają częściej inne rzedziej. Na podstawie danych statystycznych i reguły pareto możemy wyodrębnić te które powodują najdłuższy postój linii produkcyjnej lub które generują największe roczne kosztu utrzymania ruchu. Możemy uzyskać dowolne zależności ale zasada jest zawsze taka sama. W interesującej nas problematyce poszukujemy tych 20% pozycji które odpowiadają za większą część efektu.

Przykładowo przedstawimy wykres na którym naniesiono problemy na jakie narzekają klienci hotelu. Dane pochodzą z ankiety badania satysfakcji klietów. Z Analizy wynika, że najwięcej klientów narzeka na jedzenie, obsługę hotelową i zaniki prądu. Na wyresie widać, że te trzy pozycje odpowiadają za większość efektu niezadowolenia. Uporanie zię z nimi spowoduje, że 80% klientów będzie zadowolona. 

 

Wykres Pareto

 

Zasada Pareto na codzień

Zastosowanie Reguły Pareto odnosi się do wszystkich tematów, które stawia przed nami życie. W ciągu dnia zajmujemy sie przecież nie tylko pracą zawodową. Załatwiamy zakupy, wozimy dzieci do szkoły, remontujemy płot, przygotowujemy tort na urodziny mamy, spotykamy się z przyjaciółmi, piszemy artykuł, sprzątamy, wymieniamy opony w samochodzie, itd. Warto spisać sobie - co mam dzisiaj do zrobienia? I wyodrębnić te zadania które mają największy priorytet. To na prawdę działa i bardzo pomaga w unikaniu frustracji. Jeśli tematów jest dużo, starajmy sie nie poświęcać dużo czasu na bzdury. Wykonujmy w pierwszej kolejności te ważne, bo to one odpowiedają za większą część dziennego efektu i naszej satysfakcji.

 

audyt2

Zarządzanie zmianami w organizacji

Zarządzanie zmianami w organizacji

Żyjemy w bardzo intensywnie rozwijającym się otoczeniu. Wszystko wokół, czy tego chcemy czy nie, podlega nieustannym modyfikacjom. Pojawiające się możliwości...

Lean Management - kultura czy narzędzia

Lean Management - kultura czy narzędzia

Lean manufacturing jest rodzajem strategii zarządzania firmą, opierającą się na dostarczaniu klientom produktów i usług, odpowiadających ich oczekiwaniom, przy jednoczesnym...

Niezwykła Moc Kaizen

Niezwykła Moc Kaizen

Kaizen powstaje w umysłach pracowników. Ciągłe zaangażowanie w doskonalenie przynosi pozytywny wpływ na morale, a morale ma istotny wpływ na...

Schudnij z Kaizen

Schudnij z Kaizen

Jeśli nie mieścisz się w swój ulubiony garnitur, z pomocą przyjdzie ci Kaizen. Zbędne kilogramy często spędzają nam sen z...

5s - fundament filozofii Kaizen i system…

Nie ma wątpliwości, że wysoka jakość organizacji stanowiska pracy ma istotny pływ na jego wydajność. Z kolei sprawnie funkcjonujące stanowiska...