portal managera

Nie ma wątpliwości, że wysoka jakość organizacji stanowiska pracy ma istotny pływ na jego wydajność. Z kolei sprawnie funkcjonujące stanowiska poprawiają stabilność całego procesu. Zależności te związane są z kształtowaniem kultury organizacyjnej i stanowią podstawę zarządzania procesami określanego mianem Lean Management bądź Lean Manufacturing. Na potrzeby doskonalenia środowiska pracy przygotowano zestaw technik zwanych w skrócie 5s. Narzędzie to stanowi swoisty fundament filozofii Kaizen i jako takie umożliwia rozpoczęcie efektywnej optymalizacji procesów w przedsiębiorstwach.

Poprawa produktywności dzięki 5S

Celem 5S jest zaprowadzenie i utrzymanie porządku na stanowisku pracy. Dzięki temu zmniejszane są straty czasu na przygotowanie czynności i podnosi się sprawność pracy. Pracownicy nabierają pozytywnego stosunku do pracy i poprawia się bezpieczeństwo. Czystość sprzyja również zwiększenieu jakości pracy. Ostatecznie czystość maszyn i urządzeń wpływa pozytywnie na większą wykrywalność drobnych usterek oraz zmniejszenie ich awaryjności. Porządek i dyscyplina wynikające z wdrożenia zasad 5S stanowią bazę do wdrożenia i utrzymania Systemu Zarządzania Jakością. Sprawia że wszyscy w zakładzie znają i stosują wewnątrzzakładowe normy i procedury służące utrzymaniu podwyższonych standardów. W ten sposób powstają zaczątki systemu ciągłego doskonalenia - Kaizen.

W krajach Europejskich na szeroką skalę wdraża się systemy ISO bez przygotowania podłoża w postaci obudzenia w załodze odpowiedniej dyscypliny i kultury organizacyjnej. Taki właśnie fundament stanowi realizacja zasad 5S. Brak optymalizacji na stanowisku pracy wywiera negatywny wpływ na jakość produktów, terminowość dostaw oraz koszty.  Podstawowe kierunki działania sprowadzają się do:

  • optymalizacji wykorzystania powierzchni pracy,
  • optymalnego wykorzystania wyposażenia,
  • zapewnienia maksymalnej ergonomii na stanowisku pracy,
  • minimalizowania czasu wykonywania czynności na stanowisku pracy,
  • redukcji czasu czynności, które nie przynoszą wartości dodanej dla klienta,

Wyodrębniono kilka grup działań, które dla osiągnięcia oczekiwanych efektów należy wykonać w odpowiedniej, następującej po sobie kolejności. Kolokwialnie mówiąc w krokach. Nazwa 5s pochodzi od pięciu kolejnych nazw kroków. Nomen omen każdy z nich zaczyna się na „s”. (Kolejność jest istotna)

1. Sortowanie

2. Systematyka

3. Sprzątanie

4. Standaryzacja

5. Samodyscyplina

Sortowanie

W myśl tego kroku, wszystko, co nie jest konieczne do wykonywania zadania na danym stanowisku, jest zbędne. Sortowanie ma na celu usunięcie niepotrzebnych elementów. Jak sama nazwa wskazuje podstawą tego kroku jest sporządzenie (na specjalnym formularzu) spisu wszystkiego, co znajduje się w zasięgu stanowiska roboczego. W następnej kolejności analizowana jest każda z pozycji, pod kątem przydatności w procesie realizowanym na danym stanowisku. Na stanowisku powinno znaleźć się wyłącznie, co jest konieczne i tylko w takiej ilości jak jest wymagane. Właściwe przeprowadzenie kroku sortowania pozwala wyeliminowanie elementów zakłócających przebieg procesu oraz przyczyniających się do marnotrawstwa - głownie czasu pracowników i pracy linii, przewymiarowania stanowisk (zastawiony dostęp do odpowiednich stref, powodujące utrudnienia w przepływie informacji i materiału), nadmiernych zapasów materiałów oraz komponentów w toku na stanowiskach (dodatkowe koszty i utrudnienia w manewrowaniu) marnotrawstwo czasu na odnajdowanie przez pracownika właściwego wyposażenia, narzędzi, materiałów oraz informacji. Odsortowane zbędne elementy dzielone są jeszcze na dwie grupy – z przeznaczeniem do likwidacji lub do przechowania w specjalnym magazynku (poczekalnia) gdzie oczekują oznakowane specjalną etykietą mówiącą o powodach usunięcia, dacie i ilości

Systematyka

Celem jest stworzenie uporządkowanych stanowisk oraz stworzenie funkcjonalnego systemu rozmieszczania przedmiotów. Krok systematyki sprowadza się do rozlokowania i oznaczenia wszystkich elementów stanowiska pracy (instrukcje, narzędzia, materiały), aby były łatwo dostępne do użycia i odłożenia na swoje miejsce. Głównym celem jest tu uzyskanie przejrzystości stanowiska w celu ułatwienia prowadzenia operacji, szkoleń i sprzątania. W rezultacie zyskujemy uproszczenie stanowiska i przyspieszenie operacji. wdrożenie systematyki powoduje, że wszystkie informacje o statusie obecnie wykonywanych prac, lokalizacji wyposażenia, wykonaniu elementów kontroli przedstawione są w czytelny sposób za pomocą kontroli wizualnej (wszystko widać na pierwszy rzut oka). W ten sposób można dokonać oceny bez odrywania pracowników od bieżących zadań. Metody jakie stosujemy przy sterowaniu wizualnym to oznaczenia za pomocą strzałek, tabliczek, kolorów i linii - miejsca składowania, oznaczenie dopuszczalnych poziomów składowania oraz tablice cieni, na których lokowane są narzędzia z przyporządkowanymi jednoznacznie oznaczonymi lokalizacjami. Dzięki temu brak jakiegoś narzędzia widoczny jest z daleka a w przypadku konieczności jego odłożenia nie ma żadnych wątpliwości gdzie powinno się znaleźć. Lokalizację poszczególnych elementów należy dokładnie przeanalizować aby każdy przedmiotów miał swoje najlepsze i dokładnie oznaczone miejsce składowania.

Sprzątanie

Utrzymywanie stanowiska pracy w stanie wolnym od zanieczyszczeń umożliwia łatwe zauważenie niestandardowych warunków, które mogłyby potencjalnie powstać. Wykazywanie związku zanieczyszczeń z powstającymi w procesie anomaliami pomaga w wytworzeniu odpowiedniej kultury organizacyjnej na stanowiskach pracy. Głębsza analiza pozwala dostrzec i eliminować pierwotne przyczyny powstawania zanieczyszczeń. Czynności te biorąc pod uwagę znajomość technologii i maszyn, realizowane są przez operatorów stanowisk. Ich wiedza okazuje się tu nie do zastąpienia. W praktyce są to czynności dokładnego czyszczenia i przeglądów realizowane zgodnie z ustalonym harmonogramem w horyzoncie codziennym i okresowym.

Standaryzacja

Wdrożone rozwiązania i zachowania pracowników wymagają swego rodzaju ustabilizowania w czasie. Konieczne jest stworzenie harmonogramów działałań (przeglądy i czyszczenie), odpowiednich formularzy, instrukcji i procedur. Ustalane są zasady poszukiwania przyczyn nieprawidłowości, sposoby komunikacji, metody kontroli jakościowych. Wykorzystuje się przy tym wszystkie zasady zarządzania wizualnego. Operacje i miejsca przedstawiane są na zdjęciach, co sprawia, że są zrozumiałe dla wszystkich pracowników. Wyniki działań zapisywane w kartach i umieszczane na tablicach. Określane są również standardy rozmieszczenia i opisywania nowego wyposarzenia tak aby na wszystkich stanowiskach obowiązywały identyczne rozwiązania. Dzięki temu pracownicy szybciej adaptują się podczas szkoleń na nowych stanowiskach i wzrasta ich zastępowalność. 

Samodyscyplina

Podsumowaniem wdrożenia czterech poprzednich kroków jest stworzenie warunków sprzyjających skrupulatnemu przestrzeganiu reguł ustalonych na poprzednich etapach. Pracownicy posiadaja naturalną skłonność do upraszczania sobie pracy, hołdując zasadzie "ja wiem lepiej" co prowadzi do odstępstw od ustalonego reżimu postępowania. Nie jesteśmy w stanie ich spacyfikować restrykcjami i nakazami. Nie jest to również korzystne z punktu widzenia morale. Pracownicy muszą się czuć częścią kultury organizacyjnej i współautorami a nie więźniami stworzonych rozwiązań. Chodzi raczej o wyrobienie wśród pracowników umiejętności pracy zgodnie ze standardami i odpowiednich nawyków koniecznych do przestrzegania wdrożonych rozwiązań usprawniających. Należy się liczyć z tym, że są to procesy wymagające, długotrwałe i angażujące w dużym stopniu kierownictwo firmy.

Kształtowanie postaw pracowników realizowane jest poprzez system nadzoru. Utrzymanie postępowania w odpowiednich ramach realizuje się za pomocą auditów, które mają na celu identyfikację odstępstw w funkcjonowaniu stanowisk pracy od założonych standardów. Metodyka auditowania (formularze, harmonogramy) określana jest na etapie standaryzacji. Na bazie wyników audytu określane są stosowne działania korygujące, harmonogram ich wdrożenia oraz osoby odpowiedzialne za poszczególne czynności.

 

Wdrażanie zasad 5S

Podjęcie decyzji o wdrażaniu 5S związane jest z koniecznością zaangażowania zarządu i managerów wysokiego szczebla. To oni w pierwszej kolejności muszą zdobyc informacje o tym na czym będzie musiało polegać och zaangażowanie w procesie wdrażania by osiągnąć oczekiwane i deklarowane przez system efekty. Bez ich altywnego udziału, przedsięwzięcie skończy sie fiaskiem. Konieczne będzie też wygospodarowanie w  budżecie odpowidenich środków finansowych oraz powołanie w strukturach firmy lidera wdrażania. Kolejnym etapem jest przygotowanie merytoryczne załogi poprzez przeprowadzenie cyklu szkolen wprowadzających. Pracownicy muszą wiedziec do czego zmierza organizacja, co chcemy osiągnąć, jakimi metodami, jakie będą zalety nowych rozwiązań dla nich samych i dla organizacji. Powinni też wynieść ze szkolenia przekonanie, że dyscyplina i porządek są skutecznym sposobem poprawiania organizacji i zwiększenia efektywności pracy. Podczas szkoleń warto wykorzystać standardy zarządzania wizualnego. Wskazać konkretne przykłady zastosowań i efektów. Wykorzystywać, zdjęcia filmy i przykłady wypełnionych formularzy.

Na etapie wdrażania ważne jest wzbudzanie inicjatywy i motywacji. Zachęcanie do stosowania nowych sposobów myślenia. Wzajemne chwalenie sie osiągnięciami na terenie zakładu. Warto tu skorzystać z intranetu, gazetki i tablic. Korzystnie jest zaangażować organizacje związkowe do populatyzacji zasad 5S i dystrybucji informacji. Dobre praktyki w zakresie 5S można podglądać w zaprzyjaźnionych zakładach z większym dorobkiem. Dobrym rozwiązaniem jest ogłoszenie konkursu z nagrodami dla najbardziej zaangażowanych pracowników i zespołów. 

Podczas wszelkiego typu działań związanych z wdrażaniem filozofii Lean Management, Kaizen, w tym zasad 5S stosujemy między innymi tzw cykl PDCA

 

PLAN - ZAPLANUJ

  • Spotkaj się z zespołem.
  • Omów co chcemy osiągnąć.
  • Zbierzcie wspólne propozycje.
  • Wybierzcie najlepsze rozwiązanie.
  • Wyznacz osoby odpowiedzialne

DO - ZRÓB

  • Ustalcie kryteria, jak będziemy oceniać wyniki działań
  • Przydziel obszary prac do zespołów
  • Wyznacz liderów
  • Ustal sposób raportowania

CHECK - SPRAWDŹ

  • Ustal harmonogram kontroli działań
  • Ustal skład zespołów kontrolujących
  • Ustal reguły opracowywania działań korygujących
  • Opracuj system nagradzania

ACTION - ZASTOSUJ

  • Dobre rozwiązania ujmij w postaci standardów przekazanych do realizacji
  • Opracuj instrukcje postępowania

 

audyt2

Zarządzanie zmianami w organizacji

Zarządzanie zmianami w organizacji

Żyjemy w bardzo intensywnie rozwijającym się otoczeniu. Wszystko wokół, czy tego chcemy czy nie, podlega nieustannym modyfikacjom. Pojawiające się możliwości...

Lean Management - kultura czy narzędzia

Lean Management - kultura czy narzędzia

Lean manufacturing jest rodzajem strategii zarządzania firmą, opierającą się na dostarczaniu klientom produktów i usług, odpowiadających ich oczekiwaniom, przy jednoczesnym...

Niezwykła Moc Kaizen

Niezwykła Moc Kaizen

Kaizen powstaje w umysłach pracowników. Ciągłe zaangażowanie w doskonalenie przynosi pozytywny wpływ na morale, a morale ma istotny wpływ na...

Schudnij z Kaizen

Schudnij z Kaizen

Jeśli nie mieścisz się w swój ulubiony garnitur, z pomocą przyjdzie ci Kaizen. Zbędne kilogramy często spędzają nam sen z...

5s - fundament filozofii Kaizen i system…

Nie ma wątpliwości, że wysoka jakość organizacji stanowiska pracy ma istotny pływ na jego wydajność. Z kolei sprawnie funkcjonujące stanowiska...