portal managera

udzielanie indormacji zwrotnej

Posługiwanie się informacją zwrotną jest kluczową umiejętnością interpersonalną oraz podstawowym narzędziem managera, który chce skutecznie wpływać na postawy pracowników. Jest nieodłączną częścią komunikacji w relacjach partnerskich, biznesowych oraz w zależnościach typu pracownik/pracodawca. Podstawowe zadania feedback'u obejmują wzmacnianie pozytywnych postaw oraz korygowanie zachowań niepożądanych. Stąd wynika zwyczajowy podział na pozytywną informację zwrotną oraz konstruktywną krytykę, zwaną kolokwialnie negatywną informacją zwrotną.

Sposób przekazywania informacji zwrotnej musi byc tak zrealizowany, aby dotyczył zachowań i stronił od uwag personalnych. Powinien dostarczać informacji na temat postępowania, dając szansę by odbiorca informacji utrzymał pozytywny stosunek do siebie i do swojej pracy. Uzyskanie informacji zwrotnej powinno zaowocować tym, że pracownik wie jakie są wobec niego oczekiwania, jakie jego postępowanie było zgodne z oczekiwaniami i warto je powielać a co wykraczało poza przyjęte ramy i należy nad tym popracować. Rozmowa korygująca powinna zmierzać w kierunku określenia konkretnych działań. Warto przemyśleć ich ujęcie w przyjętym w organizacji planem rozwoju.

Efektywna informacja zwrotna - zasady:

  • Rozmowa pojawia się krótko po zdarzeniu, którego dotyczy (związek czasowy). Podstawą jest bieżące informowanie o postępach, sukcesach czy niedociągnięciach.
  • Pochwał udzielamy publicznie, informację negatywną na osobności.
  • Oddzielamy informację negatywną od pozytywnej. Łączenie kilku informacji za pomocą "... ale ..." powoduje zwykle zapamiętanie wyłącznie negatywów.
  • Dotyczy konkretnych sytuacji - "to słyszałem", "to widziałem", "ten dokument wskazuje ...", "wczoraj na naradzie mieliśmy taką sytuację, że ..."
  • Opis zachowania powinien byc obiektywny i szczegółowy.
  • Feedback jest skierowany na problem a nie na osobę - "Uważam, że to było niewłaściwe posunięcie, bo ...".
  • Wysłuchaj stanowiska drugiej osoby. Upewnij się, że zrozumiała twój punkt widzenia,
  • Opisujemy a nie oceniamy - "w trakcie narady wystąpiło takie zdarzenie ..."
  • Komunikacja niewerbalna i werbalna są spójne (mimika potwierdza to co mówimy).
  • Odbiorca wychodząc wie co zrobił dobrze i że warto tak postępować w przyszlości.
  • Odbiorca wychodząc wie co zrobił niewłaściwie i zna sposoby postępowania zgodnego z oczekiwaniami - "Co zrobisz następnym razem w podobnej sytuacji"

 Przeszkody w udzielaniu informacji zwrotnej:

  • Brak konkretów i generalizowanie - "ciągle masz kłopoty z dyscypliną" - to znaczy kiedy dokładnie i o co wogóle chodzi?
  • Strach managera przed wygłaszaniem negatywnych informacji.
  • Obawa przed zniszczeniem wzajemnych relacji.
  • Udzielanie feedbacku w liczbie mnogiej - "my uważamy ...". Staraj się udzielać informacji zwrotnej wyłacznie w swoim imieniu.
  • Różnice pomiędzy komunikacją werbalną i pozawerbalną - unikaj sytuacji w których śmiejesz podczas poważnego przekazu lub masz grobową minę mówiąc "nie ma się czym przejmować".
  • Brak ustalonych regół i standardów postępowania. Pracownik ma swoje wyobrażenie a przełożony swoje.
  • Zreferowanie faktów i zakónczenie pozornym pytaniem "a nie jest tak?"
  • Gniew i negatywne emocje. Feedback ma pomagać budować właściwe relacje a nie je niszczyć.
  • Brak trzymania się konkretnego zdarzenia i wygrzebywanie kolejnych przykładów z dalekiej przeszlości.

Przymowanie informacji zwrotnej

Jest to kolejna ważna umiejętność. Właściwą zdolność do przymowania krytyki i pochwał należy w sobie wyćwiczyć. Najbardziej zależy nam na odbieraniu informacji zwrotnej od osób, którym ufamy i których zdanie sobie cenimy. Manager musi opanować sztukę przymowania informacji zwrotnej zarówno od swoich przełożonych jak i podwaładnych. Zarówno jedni jak i drudzy posiadają mnóstwo cennych informacji mogącej wspomagać naszą codzienną pracę i jej efektywność. Bieżące odbieranie i wykorzystywanie tych informacji znakomicie wspiera rozwój indywidualny mamagera. Sytuacja szczerej wymiany informacji zwrotnych wymaga jednak wyszkatłcenia w organizacji specyficznej kultury opartej na zaufaniu i prostolinijności.

Jeśli przyjmujesz feedback:

  • Nie przepraszaj i nie deklaruj niczego.
  • Powiedz po prostu "Dziękuję za informację"
  • Jeśli masz jakieś wątpliwości, zadaj pytanie "Czy dobrze rozumiem, że ..."

audyt1

  • 1
  • 2
Poprzedni Następny

Piszemy list motywacyjny

Piszemy list motywacyjny

Jak sama nazwa wskazuje, list motywacyjny ma za zadanie przekonanie potencjalnego pracodawcy do tego, że właśnie nasza kandydatura jest jedynie...

Zasada Pareto - oszczędzamy zasoby

Zasada Pareto - oszczędzamy zasoby

Stosowanie Zasady Pareto, zwanej również regułą 80/20, ma wielki potencjał w zakresie oszczędności czasu przy realizacji celów. Metoda jest prosta...

Jak motywować pracowników

Jak motywować pracowników

Organizacja oraz pracownicy mogą znajdować się na różnym etapie rozwoju. Na motywację należy spojrzeć pod kątem sytuacji biznesowej oraz grupy...

Jak napisać skuteczne CV

Jak napisać skuteczne CV

Życiorys zawodowy, zwany popularnie Curriculum Vitae (CV), to zestawienie wszystkich istotnych informacji dotyczących kandydata, jego osiągnięć i zainteresowań. Właściwe wytypowanie...

Lean Management - kultura czy narzędzia

Lean Management - kultura czy narzędzia

Lean manufacturing jest rodzajem strategii zarządzania firmą, opierającą się na dostarczaniu klientom produktów i usług, odpowiadających ich oczekiwaniom, przy jednoczesnym...

Zarządzanie zmianami w organizacji

Zarządzanie zmianami w organizacji

Żyjemy w bardzo intensywnie rozwijającym się otoczeniu. Wszystko wokół, czy tego chcemy czy nie, podlega nieustannym modyfikacjom. Pojawiające się możliwości...

Informacja zwrotna - feedback

Informacja zwrotna - feedback

Posługiwanie się informacją zwrotną jest kluczową umiejętnością interpersonalną oraz podstawowym narzędziem managera, który chce skutecznie wpływać na postawy pracowników. Jest...

Piszemy referencje

Piszemy referencje

Pracodawca podczas rozstawania z pracownikiem nie ma obowiązku wystawiania referencji i rzadko kiedy czyni to z własnej inicjatywy. Jako przełożony...

Piszemy opinię o pracowniku

Piszemy opinię o pracowniku

Konieczność przygotowania opinii na temat pracownika w codziennych obowiązkach managera pojawia się nader często. Od strony formalnej, dokument przechodzi zwykle...